Uwierzytelnienie dokumentów, opatrzenie dokumentu klauzulą apostille

Od 1 września 2018 r. uwierzytelnień oraz umieszczania apostille na świadectwach promocyjnych i świadectwach ukończenia szkoły lub indeksach wydawanych przez szkoły, przeznaczonych do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz.U. z 2005 r. poz. 938) - dokonuje kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły.

Uwierzytelnień oraz umieszczania apostille na świadectwach ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwach dojrzałości, aneksach do świadectw dojrzałości, świadectwach potwierdzających kwalifikację w zawodzie, dyplomach lub zaświadczeniach, wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne, przeznaczonych do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji - dokonuje dyrektor tej okręgowej komisji egzaminacyjnej, która wydała świadectwo, aneks, dyplom lub zaświadczenie.

Uwierzytelnień oraz umieszczania apostille na świadectwach wydawanych przez szkoły, o których mowa w art. 8 ust. 5 pkt 2 lit. c ustawy - Prawo oświatowe, oraz szkoły, zespoły szkół i szkolne punkty konsultacyjne przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej, przeznaczonych do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji - dokonuje minister właściwy do spraw oświaty i wychowania.

Podstawa prawna: § 28 rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1700).

Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej. Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.

Jeśli dokument przeznaczony jest do obrotu prawnego w państwie niebędącym stroną Konwencji haskiej, Kujawsko-Pomorski Kurator Oświaty dokonuje jego uwierzytelnienia.

Wymagane dokumenty

Wniosek – w celu uzyskania uwierzytelnienia/opatrzenie dokumentu klauzulą apostille dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą wymagane jest złożenie wniosku wraz z informacją o państwie/państwach, do których dokument jest przeznaczony .

Dokumenty (świadectwa promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły lub indeksy wydawane przez szkoły ) – przedłożone do opatrzenia klauzulą apostille/uwierzytelnienia dokumenty muszą być dokumentami oryginalnymi bądź ich duplikatami. Wielostronicowe dokumenty powinny być zszyte. W miejscach zszycia umieszcza się pieczęć urzędową kuratora oświaty w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

Dowód wpłaty -w przypadku uwierzytelnienia należy dołączyć do wniosku dowód wpłaty opłaty skarbowej. Poświadczenie klauzulą apostille jest bezpłatne. Poświadczenie klauzulą apostille jest bezpłatne.

Upoważnienie – w przypadku składania wniosku dotyczącego dokumentu, którego właścicielem jest inna pełnoletnia osoba

Termin i sposób załatwienia sprawy

Opatrzenie klauzulą apostille/uwierzytelnienie dokonywane jest po potwierdzeniu faktu wydania dokumentu przez daną jednostkę (szkołę, archiwum itp.).

Wniosek o dokonanie uwierzytelnienia/opatrzenia klauzulą apostille rozpatrywany jest w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego, tj. nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

Opłaty

Gdy państwo jest stroną Konwencji haskiej – zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. g ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 1000), za opatrzenie klauzulą apostille dokumentów szkolnych przeznaczonych do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji haskiej nie jest pobierana opłata skarbowa.

Opłata za uwierzytelnienie świadectwa, dyplomu wynosi 26 zł i należy ją wnieść na następujący rachunek bankowy:

Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy

ul. Konarskiego 1-3

85-066 Bydgoszcz

03 1010 1078 0072 8522 3100 0000

Kontakt w sprawie klauzuli apostille – 52 34 97 644, Katarzyna Zaremba.

Kontakt w sprawie uwierzytelniania – 52 34 97 631, Sławomir Wiśniewski.