Tryb przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych do archiwum Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy
I. Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148).
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. poz. 1700 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. poz. 1646 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 21 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. poz. 2474 z późn. zm.).
II. Informacja dotycząca przekazywanych dokumentów
Do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty przekazuje się dokumentację pedagogiczną szkół, przedszkoli i placówek oświatowo-wychowawczych zgodnie z art. 2 pkt 1-11 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
Kuratorium przyjmuje dokumentację pedagogiczną uczniów potrzebną do wydania duplikatu lub zaświadczenia:
- księgi arkuszy ocen,
- księgi uczniów/słuchaczy,
- księgi ewidencji,
- księgi absolwentów,
- rejestry wydanych świadectw i dyplomów,
- protokoły egzaminów dojrzałości, egzaminów zawodowych, protokoły klasyfikacyjne, listy imienne z OKE potwierdzające zdanie egzaminów.
- kroniki szkolne, księgi pamiątkowe itp.,
- ramowe - godzinowe plany nauczania obowiązujące w poszczególnych latach funkcjonowania szkoły/placówki,
- dzienniki lekcyjne, pozalekcyjne i inne.
Bardzo prosimy o przywożenie czystej dokumentacji, zakurzone i brudne księgi proszę oczyścić płynem dezynfekującym/grzybobójczym (np. INCIDUR, MELISEPTOL itp.) dostępnym w każdym sklepie medycznym – brudne księgi nie będą przyjmowane.
III. Występowanie do Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły lub placówki.
- Dyrektor lub osoba prowadząca szkołę przesyła drogą pocztową do Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy wniosek o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły lub placówki oświatowej- wzór do pobrania poniżej.
- Do wniosku należy dołączyć:
- kopie dokumentów dotyczących założenia, przekształceń oraz likwidacji szkoły lub placówki,
- kopie opinii Archiwum Państwowego właściwego terytorialnie informującej o wytwarzaniu lub niewytwarzaniu przez szkołę materiałów archiwalnych (interpretacja Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt zamieszczonego na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych),
- Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć krótką notatkę o historii likwidowanej szkoły/placówki (podać granice chronologiczne, granice terytorialne i obwód szkoły, strukturę organizacyjną ze zmianami, system kancelaryjny stosowany w jednostce).
IV. Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty Archiwum zakładowe Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy przyjmuje dokumentację kompletnymi rocznikami na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych- wzór do pobrania poniżej, po ich uprzednim uporządkowaniu (usunięciu wszystkich metalowych części oraz koszulek foliowych).
Dokumentację kat. A należy układać chronologicznie wewnątrz teczki aktowej, ponumerować (ołówkiem) każdą zapisaną stronę w prawym górnym rogu, umieścić na wewnętrznej stronie teczki liczbę zapisanych stron stosując następujący zapis: „Niniejsza teczka zawiera…. stron kolejno ponumerowanych, miejscowość, data, imię i nazwisko osoby archiwizującej akta”.
Tak przygotowaną dokumentację umieszczamy
w teczkach z tektury bezkwasowej o wymiarach 320x230x50 mm, gramaturze 450 g/m2 lub w pudłach archiwalnych bezkwasowych o wymiarach 360x260x110 mm, gramaturze 1100 g/m2 np. www.beskidplus.com.pl, www.leha.de, opis teczki aktowej- wzór do pobrania poniżej, taki sam opis prosimy umieścić w górnej części dłuższego grzbietu na pudach archiwalnych.
Dzienniki przekazuje się do archiwum w formie tradycyjnej bądź elektronicznej.
W przypadku formy elektronicznej należy sporządzić spis zdawczo- odbiorczy – wzór do pobrania poniżej oraz przekazać dzienniki na 2 nośnikach: płyta CD/DVD oraz pendrive zgodnie z §21 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. poz. 1646 z późn. zm.).
Płytę należy opisać pisakiem przeznaczonym do opisu płyt podając: nazwę szkoły, tytuł określający zawartość nośnika, daty oraz format pliku. Do pendrive należy dołączyć plakietkę z opisem zawartości nośnika.
Nośniki należy zapakować w papierowe pudełko i nakleić na nie etykietę opisową.
Jeżeli posiadają Państwo księgi uczniów i arkusze ocen do 1950 r. należy traktować je jako kat. A
Kuratorium Oświaty przyjmuje następujące okresy przechowywania dokumentów:
- Oryginały: aktu powołania, przekształcenia oraz uchwały o likwidacji szkoły kat. A*/B50**
- Statuty, regulamin oceniania i ramowe plany nauczania kat. A*/B50**
- Protokoły Rady Pedagogicznej kat. A*/B50**
- Księgi arkuszy ocen (na początku każdej księgi proszę umieścić alfabetyczny spis uczniów) kat. A*/B50**
- Arkusze uczniów którzy nie ukończyli szkoły ( dołączyć alfabetyczny spis uczniów) kat. A*/B50**
- Dokumentacja uczniów (nieodebrane oryginały świadectw lub innych dokumentów – dołączyć alfabetyczny spis uczniów) kat. A*/B50**
- Księga uczniów/słuchaczy, księga ewidencji, rejestry kat. A*/B50**
- Dokumentacja egzaminów - protokoły egzaminów lub imienne wykazy z OKE o zdaniu egzaminów kat. A*/B50**
- Indeksy i zaświadczenia o odbyciu praktyk zawodowych (dokumentację poprzedzić alfabetycznym spisem uczniów) kat. A*/B50**
- Plany i programy nauczania obowiązujące w latach funkcjonowania szkoły/placówki kat. A*/B50**
- Kroniki szkolne, księgi pamiątkowe kat. A*/B50**
- Dzienniki kat. B5 ( z ostatnich pięciu lat, w przypadku braku arkuszy ocen danego rocznika stosujemy kat. A*/B50**)
* kategoria A w przypadku, gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła
wytwarza materiały archiwalne.
* kategoria B w przypadku gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła
nie wytwarza materiałów archiwalnych, a jedynie dokumentację niearchiwalną.
V. Pozostałe informacje Przekazanie dokumentacji może nastąpić po przesłaniu wniosku i spisów zdawczo-odbiorczych do weryfikacji na adres e-mail archiwistów z odpowiedniego rejonu działania:
Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy: swisniewski@bydgoszcz.uw.gov.pl
Delegatura w Toruniu: wstawiszynska@bydgoszcz.uw.gov.pl
Delegatura we Włocławku: amalendowicz@bydgoszcz.uw.gov.pl
Po sprawdzeniu i akceptacji spisów zdawczo-odbiorczych pracownik archiwum informuje szkołę o możliwości przywiezienia dokumentów.
Przed przekazaniem dokumentacji należy opisać teczki sygnaturami archiwalnymi wynikającymi z przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych. Sprawdzone spisy zdawczo-odbiorcze należy wydrukować odpowiednio dla: kat. A
w 4 egzemplarzach, kat. B w 3 egzemplarzach. W imieniu strony przekazującej spisy podpisuje dyrektor szkoły/placówki lub osoba prowadząca szkołę/placówkę.
Przygotowaną dokumentację strona przekazująca przywozi we własnym zakresie do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy, które mieści się w Bydgoskim Centrum Finansowym przy ul. Jagiellońskiej 1 ( wjazd od ulicy 19 marca 1981 r.).
Przed przejęciem do archiwum dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika pod względem zgodności stanu przygotowania z powyższą procedurą.
W przypadku nieprawidłowości archiwista Kuratorium może odmówić podpisania protokołów, dostarczona dokumentacja zostaje zwrócona w celu usunięcia nieprawidłowości.
Po wykonaniu zaleceń zgodnych z procedurą nastąpi ponowne przekazanie dokumentacji.
Termin dostarczenia dokumentacji należy uzgodnić telefonicznie z właściwym pracownikiem:
Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy: Sławomir Wiśniewski 52/34-97-631
Delegatura w Toruniu: Wiesława Stawiszyńska 52/34-97-870
Delegatura we Włocławku: Anna Malendowicz 52/34-97-613 Pliki do pobrania:
1.
Wniosek o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych. (16kB) 
2.
Spis zdawczo - odbiorczy dokumentacji przekazywanej do archiwum Kuratorium Oświaty. (14kB) 3.
Spis zdawczo - odbiorczy informatycznych nośników danych. (15kB)
