Uczestnikiem Olimpiady może być każdy uczeń szkoły ponadgimnazjalnej, w której nauka kończy się egzaminem maturalnym – zatem uczeń, który jeszcze nie ma matury.  W Olimpiadzie Artystycznej mogą brać udział uczestnicy poprzedniej Olimpiady, którzy nie zdobyli tytułu laureata.Laureaci poprzednich Olimpiad Artystycznych mogą przystąpić do kolejnej edycji Olimpiady Artystycznej w sekcji innej niż ta, w której uzyskali tytuł laureata.

JAK ZGŁOSIĆ UCZESTNICTWO UCZNIA W OLIMPIADZIE:

1. Uczeń, który chce wziąć udział w Olimpiadzie, musi do 3 października 2011 r. zgłosić się do nauczyciela opiekuna, wypełnić Kartę Uczestnika Olimpiady Artystycznej i ustalić z nauczycielem temat własny.

2. Kartę Uczestnika uczniowie sami pobierają ze strony www.wilanow-palac.pl (Przestrzeń edukacyjna – Konkursy – Olimpiada Artystyczna) i przekazują do 3 października 2011 r. nauczycielowi. Karta Uczestnika powinna być wypełniona wraz z załącznikiem czytelnie (drukowanymi literami), powinna zawierać:
wszystkie wymagane w niej informacje (karty niekompletne będą odrzucane ze względów formalnych),
stempel dyrekcji szkoły, do której uczeń uczęszcza,
podpis ucznia, a w przypadku jego niepełnoletności również rodzica lub prawnego opiekuna.

Bardzo ważne jest podpisanie oświadczenia o zgodzie na wykorzystanie wizerunku (na samym dole załącznika do Karty Uczestnika). Nauczyciel nie powinien przyjąć nieprawidłowo wypełnionej Karta Uczestnika.

3. Wypełnioną Kartę Uczestnika Olimpiady Artystycznej nauczyciel przekazuje Szkolnej Komisji Olimpiady, która dołącza ją do protokołu eliminacji szkolnych.

4. Informację o miejscu eliminacji szkolnych oraz imienną listę uczestników sporządzoną w formie tabelki dostępnej na stronie www.wilanow-palac.pl (Przestrzeń edukacyjna – Konkursy – Olimpiada Artystyczna) nauczyciel musi przekazać do 12 października 2011 r. do sekretarza okręgowego listem poleconym, nieakceptowane są e-maile, faxy ani zgłoszenia telefoniczne (o terminie zgłoszenia decyduje data stempla pocztowego). Zgłoszenia dokonane po terminie nie będą brane pod uwagę. Wykaz sekretarzy naukowych wraz z ich adresami zamieszczony jest na stronie www.wilanow-palac.pl.

5. Wysyłając informację o ilości uczestników Olimpiady, nauczyciel zobowiązany jest wysłać również wypełnione i podpisane przez przewodniczącego szkolnej komisji oświadczenie o zachowaniu tajności otrzymanych materiałów, dostępne na stronie: www.wilanow-palac.pl (Przestrzeń edukacyjna – Konkursy – Olimpiada Artystyczna). W razie braku oświadczenia materiały niezbędne do przeprowadzenia eliminacji szkolnych nie zostaną wysłane.

6. Materiały do przeprowadzenia eliminacji szkolnych (nagrania muzyczne i ilustracje) są przekazywane wyłącznie na nośnikach elektronicznych – płyty CD.